Komunikasi organisasi

Komunikasi organisasi

Komunikasi organisasi adalah pengiriman dan penerimaan berbagai pesan organisasi di dalam kelompok formal maupun informal dari suatu organisasi (Wiryanto, 2005). Komunikasi formal adalah komunikasi yang disetujui oleh organisasi itu sendiri dan sifatnya berorientasi kepentingan organisasi. Isinya berupa cara kerja di dalam organisasi, produktivitas, dan berbagai pekerjaan yang harus dilakukan dalam organisasi. Misalnya: memo, kebijakan, pernyataan, jumpa pers, dan surat-surat resmi. Adapun komunikasi informal adalah komunikasi yang disetujui secara sosial. Orientasinya bukan pada organisasi, tetapi lebih kepada anggotanya secara individual.

Jenis  Komunikasi Organisasi

KOMUNIKASI INTERNAL

 Adalah komunikasi yang terjadi dalam organisasi itu sendiri. Misalnya, Pertukaran gagasan di antara para administrator dan karyawan dalam suatu perusahaan, dalam struktur lengkap yang khas disertai pertukaran gagasan secara horisontal dan vertikal di dalam perusahaan, sehingga pekerjaan berjalan [operasi dan manajemen].

Dua dimensi komunikasi internal :

·         KOMUNIKASI VERTIKAL

Komunikasi dari pimpinan ke staff, dan dari staf ke pimpinan dengan cara timbal balik [two way traffic communication].

·         komunikasi atas ke bawah.

Contoh : pimpinan memberikan instruksi, petunjuk, informasi, penjelasan, perintah, pengumuman, rapat, majalah intern.

·         Komunikasi dari bawah ke atas.

Contoh : staf memberikan laporan, saran-saran, pengaduan, kritikan, kotak saran, dsb kepada pimpinan.

·         KOMUNIKASI HORISONTAL

komunikasi mendatar, antara anggota staf dengan anggota staf. Berlangsung tidak formal, lain dengan komunikasi vertikal yang formal. Komunikasi terjadi tidak dalam suasana kerja.

·         KOMUNIKASI DIAGONAL [CROSS COMMUNICATION]

Komunikasi antara pimpinan seksi/bagian dengan pegawai seksi/bagian lain.

KOMUNIKASI EKSTERNAL

Komunikasi antara pimpinan organisasi [perusahaan] dengan khalayak umum di luar organisasi.

TUJUAN TRAINING KOMUNIKASI ORGANISASI

·         Mengetahui dan memahami arti pentingnya organisasi

·         Mengetahui dan memahami etiket kantor

·         Mampu berkomunikasi secara efektif

·         Mapu berkomunikasi dengan orang sulit

.

HAMBATAN DAN PENANGANAN TERHADAP EFEKTIVITAS KOMUNIKASI

    Kegagalan dalam berkomunikasi sering timbul karena hambatan dalam proses komunikasi. Beberapa jenis hambatan komunikasi telah dirumuskan oleh beberapa ahli diantaranya adalah sebagai berikut.
    Menurut Cruden dan Sherman mengklasifikasikan hambatan komunikasi ke dalam tiga aspek yaitu :
1.    Hambatan teknis
–    Ketiadaan rencana dan prosedur
–    Kurang penerangan/penjelasan
–    Kurang terampil membaca
–    Kesalahan media komuikasi
2.    Hambatan semantik
–    Miskin perbendaharaan kata
–    Kata berwayuh/banyak arti
–    Terlalu banyak akronim
3.    Hambatan manusiawi
–    Perbedaan individu
–    Iklim psikologik organisasi

Jenis klasifikasi hambatan komunikasi yang lain, seperti dikemukakan Ernesto Franco yaitu :
1.    Hamabatan phisik
–    Jarak pengirim penerima
–    Pengaruh lingkungan
–    Kesalahan fungsi fisik
–    Kondisi tempat (bising, dll)
2.    Hambatan perilaku
–    Sikap pengirim penerima
–    Sifat keterbukaan
–    Distorsi pada pesan
–    Kesalahan konklusi

3.    Hambatan yang lain     
–    Batasan waktu
–    Jumlah informal
–    Infomasi yang kompleks
–    Kata yang banyak arti
–    Kesalahan persepsi
–    Hallo effect
–    Perbedaan budaya
–    Interpretasi yang salah
–    Kelemahan pendengaran

Beberapa pernyataan yang perlu diperhatikan dalam mewujudkan komunikasi yang efektif adalah :
1.    Komunikasi harus bersifat manusiawi harus selalu memperhatikan sifat-sifat manusia.
2.    Komunikasi harus diusahakan seharmonis mungkin.
3.    Komunikasi disesuaikan dengan kebiasaan yang berlaku selama ini.
4.    Komunikasi dilakukan melalui jalur kelembagaan yang tersedia dalam organisasi.
5.    Komunikasi disesuaikan dengan iklim atau situasi dan kondisi saat komunikasi berlangsung.
6.    Memanfaatkan teknologi modern guna memperlancar komunikasi.
7.    Memanfaatkan simbul-simbul maupun gerakan-gerakan yang sudah difahami semua orang.
8.    Komunikasi disesuaikan dengan kondisi si penerima (misal, buta huruf).
9.    Pesan dirumuskan secara ringkas dan jelas. 

CARA MENGATASI HAMBATAN KOMUNIKASI

1. Gunakan umpan-balik

Beri kesempatan pada orang orang lain untuk menyampaikan ide atau gagasannya, sehingga tercipta dua iklim komunikasi dua arah.

2. Kenali si penerima berita

– bagaimana latar belakang pendidikannya,

– bagaimana pengetahuan tentang subyek pembicaraan,

– sejauh mana minat dan perasaanya

3. Rencanakan secara teliti, pertimbangkan baik-baik : apa, mengapa, siapa, bagaimana, kapan

Gaya Komunikasi Organisasi

Gaya komunikasi mengendalikan[

Gaya komunikasi mengendalikan (dalam bahasa Inggris: The Controlling Style) ditandai dengan adanya satu kehendak atau maksud untuk membatasi, memaksa dan mengatur perilaku, pikiran dan tanggapan orang lain. Orang-orang yang menggunakan gaya komunikasi ini dikenal dengan nama komunikator satu arah atau one-way communications.

Pihak - pihak yang memakai controlling style of communication ini, lebih memusatkan perhatian kepada pengiriman pesan dibanding upaya mereka untuk berharap pesan. Mereka tidak mempunyai rasa ketertarikan dan perhatian untuk berbagi pesan. Mereka tidak mempunyai rasa ketertarikan dan perhatian pada umpan balik, kecuali jika umpan balik atau feedback tersebut digunakan untuk kepentingan pribadi mereka. Para komunikator satu arah tersebut tidak khawatir dengan pandangan negatif orang lain, tetapi justru berusaha menggunakan kewenangan dan kekuasaan untuk memaksa orang lain mematuhi pandangan-pandangannya.

Pesan-pesan yag berasal dari komunikator satu arah ini, tidak berusaha ‘menjual’ gagasan agar dibicarakan bersama namun lebih pada usaha menjelaskan kepada orang lain apa yang dilakukannya. The controlling style of communication ini sering dipakai untuk mempersuasi orang lain supaya bekerja dan bertindak secara efektif, dan pada umumnya dalam bentuk kritik. Namun demkian, gaya komunikasi yang bersifat mengendalikan ini, tidak jarang bernada negatif sehingga menyebabkan orang lain memberi respons atau tanggapan yang negatif pula.

Gaya komunikasi dua arah[

Dalam gaya komunikasi ini, tindak komunikasi dilakukan secara terbuka. Artinya, setiap anggota organisasi The Equalitarian Style dapat mengungkapkan gagasan ataupun pendapat dalam suasana yang rileks, santai dan informal. Dalam suasana yang demikian, memungkinkan setiap anggota organisasi mencapai kesepakatan dan pengertian bersama. Aspek penting gaya komunikasi ini ialah adanya landasan kesamaan. The equalitarian style of communication ini ditandai dengan berlakunya arus penyebaran pesan-pesan verbal secara lisan maupun tertulis yang bersifat dua arah (two-way communication).

Orang-orang yang menggunakan gaya komunikasi yang bermakna kesamaan ini, adalah orang-orang yang memiliki sikap kepedulian yang tinggi serta kemampuan membina hubungan yang baik dengan orang lain baik dalam konteks pribadi maupun dalam lingkup hubungan kerja. The equalitarian style ini akan memudahkan tindak komunikasi dalam organisasi, sebab gaya ini efektif dalam memelihara empati dan kerja sama, khususnya dalam situasi untuk mengambil keputusan terhadap suatu permasalahan yang kompleks. Gaya komunikasi ini pula yang menjamin berlangsungnya tindak berbagi informasi di antara para anggota dalam suatu organisasi.

3. The Structuring Style Gaya komunikasi yang berstruktur ini, memanfaatkan pesan-pesan verbal secara tertulis maupun lisan guna memantapkan perintah yang harus dilaksanakan, penjadwalan tugas dan pekerjaan serta struktur organisasi. Pengirim pesan (sender) lebih memberi perhatian kepada keinginan untuk memengaruhi orang lain dengan jalan berbagi informasi tentang tujuan organisasi, jadwal kerja, aturan dan prosedur yang berlaku dalam organisasi tersebut.

Stogdill dan Coons dari The Bureau of Business Research of Ohio State University, menemukan dimensi dari kepemimpinan yang efektif, yang mereka beri nama Struktur Inisiasi atau Initiating Structure. Stogdill dan Coons menjelaskan mereka bahwa pemrakarsa (initiator) struktur yang efisien adalah orang-orang yang mampu merencanakan pesan-pesan verbal guna lebih memantapkan tujuan organisasi, kerangka penugasan dan memberikan jawaban atas pertanyaan-pertanyaan yang muncul.

4. The Dynamic style Gaya komunikasi yang dinamis ini memiliki kecenderungan agresif, karena pengirim pesan atau sender memahami bahwa lingkungan pekerjaannya berorientasi pada tindakan (action-oriented). The dynamic style of communication ini sering dipakai oleh para juru kampanye ataupun supervisor yang membawa para wiraniaga (salesmen atau saleswomen).

Tujuan utama gaya komunikasi yang agresif ini adalah mestimulasi atau merangsang pekerja/karyawan untuk bekerja dengan lebih cepat dan lebih baik. Gaya komunikasi ini cukup efektif digunakan dalam mengatasi persoalan-persoalan yang bersifat kritis, namun dengan persyaratan bahwa karyawan atau bawahan mempunyai kemampuan yang cukup untuk mengatasi masalah yang kritis tersebut.

5. The Relinguishing Style Gaya komunikasi ini lebih mencerminkan kesediaan untuk menerima saran, pendapat ataupun gagasan orang lain, daripada keinginan untuk memberi perintah, meskipun pengirim pesan (sender) mempunyai hak untuk memberi perintah dan mengontrol orang lain.

Pesan-pesan dalam gaya komunikasi ini akan efektif ketika pengirim pesan atau sender sedang bekerja sama dengan orang-orang yang berpengetahuan luas, berpengalaman, teliti serta bersedia untuk bertanggung jawab atas semua tugas atau pekerjaan yang dibebankannya.

6. The Withdrawal Style Akibat yang muncul jika gaya ini digunakan adalah melemahnya tindak komunikasi, artinya tidak ada keinginan dari orang-orang yang memakai gaya ini untuk berkomunikasi dengan orang lain, karena ada beberapa persoalan ataupun kesulitan antarpribadi yang dihadapi oleh orang-orang tersebut.

Dalam deskripsi yang kongkrit adalah ketika seseorang mengatakan: “Saya tidak ingin dilibatkan dalam persoalan ini”. Pernyataan ini bermakna bahwa ia mencoba melepaskan diri dari tanggung jawab, tetapi juga mengindikasikan suatu keinginan untuk menghindari berkomunikasi dengan orang lain. Oleh karena itu, gaya ini tidak layak dipakai dalam konteks komunikasi organisasi.